Kassenwart

Diese Seite enthält Informationen für die Mitglieder und den Kassenwart. May the force be with you.

Grundsätzliches

Der Labor e.V. ist ein gemeinnütziger Verein. Die Gemeinnützigkeit bietet viele Vorteile. Spenden und Mitgliedsbeiträge sind steuerlich absetzbar, die Buchführung und Steuererklärungen sind vereinfacht, der Zweckbetrieb ist steuerfrei, und der Verein kann bis zu einer bestimmten Obergrenze (aktuell 35.000 EUR, Stand März 2016) gewerblich tätig sein, ohne der Körperschafts- und Gewerbesteuer zu unterliegen.

Die Gemeinnützigkeit ist gebunden an gesetzlich vorgeschriebene Pflichten und Auflagen. So müssen alle Mittel zeitnah für den Vereinszweck verwendet werden. Mitgliedern dürfen keine wirtschaftlichen Vorteile gewährt werden. Es dürfen keine Verluste aus dem wirtschaftlichen Geschäftsbetrieb mit Mitteln aus dem Zweckbetrieb ausgeglichen werden. Alle Satzungsänderungen werden vom Finanzamt und vom Gericht geprüft. Dies sind nur einige Beispiele.

Kreativität ist hier nicht gefragt. Das Finanzamt kennt alle Tricks, und die gesetzlichen Regelungen sind durch viele Umgehungsversuche wasserdicht formuliert. Bei Verstössen droht der Verlust der Gemeinnützigkeit für den Verein und eine persönliche Haftung durch den Vorstand. Akzeptiert das bitte und belästigt den Kassenwart nicht durch Anfragen, die darauf abzielen, die Regeln zu umgehen. Es lohnt sich einfach nicht.

Keine schwarzen Kassen

Alle Einnahmen und Ausgaben des Vereins müssen ordentlich verbucht werden. Es dürfen keine Geschäfte am Kassenwart vorbei getätigt werden. Dies gilt ohne Ausnahme.

Alle Ausgaben müssen vom Vorstand genehmigt werden (der Vorstand kann Aufgaben delegieren). Natürlich erstattet der Verein im Regelfall die Aufwände, die für den Betrieb des Labors erforderlich sind: Wer Klopapier kauft, kriegt das Geld zurück, auch wenn es vorher nicht abgesprochen war - wir sind ja froh, dass sich jemand darum kümmert. Solltet ihr aber auf eigene Faust eine Palette Senf kaufen, weil die gerade im Angebot war, dann könnt ihr nicht unbedingt damit rechnen, dass das dann genauso gehabt wird.

Zuwendungsbescheinigung

Der Verein kann Zuwendungsbescheinigungen (veraltet: "Spendenquittung") ausstellen. Diese gewähren dem Spender wirtschaftliche Vorteile, denn der Betrag ist steuerlich absetzbar. Deshalb unterliegt die Ausstellung von Zuwendungsbescheinigungen strengen Regeln. Bei missbräuchlicher Ausstellung von Zuwendungsbescheinigungen droht dem Verein der Entzug der Gemeinnützigkeit, und dem Vorstand die persönliche Haftung für den Steuerausfall.

Eine Spende kann grundsätzlich auch ohne Zuwendungsbescheinigung angenommen werden, sollte diese nicht durch den Spender erwünscht sein.

Die aktuellen Vordrucke für Zuwendungsbescheinigungen können beim Finanzministerium NRW heruntergeladen werden ("Muster für Spenden-/Zuwendungsbescheinigungen"). Die Software JVerein kann vorausgefüllte Zuwendungsbescheinigungen generieren und als PDF exportieren.

Mitgliedsbeiträge

Mitgliedsbeiträge sind steuerlich absetzbar. Die Zuwendungsbescheinigung wird einmal am Jahresanfang für das vergangene Jahr ausgestellt. Die Ausstellung muss auf den Namen der Person (oder Organisation) erfolgen, bei der die Mittelabfuhr erfolgt ist. Mit anderen Worten: Zahlt ein Elternteil für sein Kind, so ist die Spendenbescheinigung auf den Namen des Elternteil auszustellen. Zahlt eine Firma den Mitgliedsbeitrag für ein Mitglied, so ist die Zuwendungsbescheinigung auf die Firma auszustellen.

Geldspenden

Geldspenden sind steuerlich absetzbar. Die Zuwendungsbescheinigung kann nach Eingang des Geldes und sollte spätestens am Jahresende ausgestellt werden.

Sachspenden

Bei Sachspenden ist die Gefahr der missbräuchlichen Zuwendungsbescheinigung besonders hoch, da hier eine Wertermittlung erfolgen muss. Der Verein hat hier eine besondere Sorgfaltspflicht, und kann nicht einfach blind den Angaben des Spenders vertrauen. Der Wert muss mit dem Zustand der Sache und dem allgemeinen Marktwert im Verhältnis stehen. Sollte eine Wertermittlung durch den Verein nicht möglich sein, so sollte man sich die Wertangaben des Spenders schriftlich mit Unterschrift bestätigen lassen. Dazu gibt es ein Formular, welches den Spender auch auf seine steuerlichen Pflichten hinweist: https://github.com/das-labor/labdesign/blob/master/templates/sachspende_template.ott

Jahresbericht

Der Jahresbericht hat wie folgt auszusehen:

===========
Bilanz YYYY
===========

Aktiva
- Konto Sparkasse	X.X52,88
- Konto Kaution		X.X00,00
--------------------------------------------
Gesamt			X.X52,88

Passiva
- (keine) 		0
--------------------------------------------
Gesamt			0

Eigenkapital (Gesamt)

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Abrechnung YYYY
===============

Erfolgskonten Ideeller Bereich
- Echte Mitgliedsbeiträge		 X.X07,49
- Miete und Pacht					- X.X02,00
- Büromaterial						-   X39,90
- Porto und Telefon					-   X82,04
- Server    						-   X87,99
- Versicherungsbeiträge					-   X28,52
------------------------------------------------------------------
Saldo					 X.X07,49	- X.X40,45
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Gewinn/Verlust						- X.X32,96

Ertragsneutrale Posten
- Geldzuwendungen ohne Zuwendungsbesch.		0
------------------------------------------------------------------
Saldo						0		 0
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Gewinn/Verlust					0

Vermögensverwaltung
- Nebenkosten des Geldverkehrs				-   X54,00
- Rechts- und Beratungskosten				-   XX3,30
------------------------------------------------------------------
Saldo							-   XX7,30
==================================================================
Gewinn/Verlust						-   XX7,30

Sonstige Zweckbetriebe
- Geldzuwendungen mit Zuwendungsbesch.	X.X80,23
- Strom	 	      					- X.X06,36
------------------------------------------------------------------
Saldo					X.X80,23	- X.X06,36
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Gewinn/Verlust						- X.X26.13

Sonstige Geschäftsbetriebe
- Getränkeumsatz			X.X44,76
- Wareneinkauf						- X.X17,72
------------------------------------------------------------------
Saldo					X.X44,76	- X.X17,72
==================================================================
Gewinn/Verlust				X.X27,04

GESAMT
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Saldo					XX.X32,48	-XX.X01,83
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					                  - X69,35

Steuererklärung

Alle drei Jahre muss der Verein eine Steuererklärung für alle drei Jahre abgeben. Dazu reicht eine einfache Bilanz und eine vereinfachte Einnahmen-/Überschussrechnung. Wichtig ist die korrekte Zuteilung der Buchungsposten in die unterschiedlichen Kategorien (Zweckbetrieb, wirtschaftlicher Geschäftsbetrieb, etc), da diese steuerlich unterschiedlich behandelt werden. So darf der wirtschaftliche Geschäftsbetrieb für sich genommen kein Minus aufweisen, und der Umsatz in diesem Bereich 35.000 EUR nicht übersteigen (wird diese Obergrenze überschritten, muss eine Besteuerung und detailliertere Buchführung erfolgen).

Zur Steuererklärung gehören verpflichtend auch die Rechenschaftsberichte des Vorstands. Durch diese prüft das Finanzamt, ob der Verein auch tatsächlich seinem Vereinszweck entspricht, und die Gemeinnützigkeit verdient hat. Man kann auch einen aktuellen Flyer, Presseberichte und andere Unterlagen beilegen, die den Sachbearbeitern im Finanzamt helfen, die Erfüllung des Vereinszwecks nachzuvollziehen. Allerdings sollte man sich hier auf das Wesentliche beschränken.

Die letzte Steuererklärung erfolgte 2014 für die Jahre 2012-2014.

Bestandteile

Formulare/Vordrucke gibt es beim Bundesministerium für Finanzen. Der Vordruck ist nur für das vergangene Jahr auszufüllen. Es sind folgende Unterlagen beizulegen:

• Gewinn- und Verlustrechnungen (Überschussermittlungen, Kassenberichte) für jedes Jahr einzeln
• Geschäfts- und Tätigkeitsberichte für jedes Jahr einzeln
• Niederschriften über Mitgliederversammlungen für jedes Jahr einzeln
• Aufstellung über das Vermögen zum Jahresende des vergangenen Jahres
• eine Satzung, falls diese seit der letzten Prüfung geändert wurde

Feststellungsbescheid

Nach Eingang der Steuererklärung schickt das Finanzamt dem Verein einen "Feststellungsbescheid über die Einhaltung der satzungsmäßigen Voraussetzungen nach § 60a AO". Dieses Dokument stellt die Gemeinnützigkeit des Vereins unabhängig von der Mittelverwendung fest, und ist eigentlich nur für neu gegründete Vereine relevant, da wir aus den Vorjahren einen Freistellungsbescheid haben, dessen Gültigkeit über die Bearbeitungszeit der Steuererklärung hinausreicht.

Bei Ausstellung von Zuwendungsbescheinigungen in diesem Zeitraum ist deshalb immer noch der Freistellungsbescheid für den vorherigen Veranlagungszeitraum zu verwenden.

Freistellungsbscheid

Nach Bearbeitung der Steuererklärung schickt das Finanzamt dem Verein einen "Freistellungsbescheid". Dieser ist über drei Jahre gültig und erstetzt alle vorherigen Frei- und Feststellungsbescheide.

Bei Ausstellung von Zuwendungsbescheinigungen sind immer die Daten des letzten Freistellungsbescheids zu verwenden.

Besonderes

Heizkosten

Bei der Heizkostenabrechnung ist immer zu prüfen, ob die Kosten nicht nur rein nach Quadratmeter abgerechnet wurden, sondern auch nach Verbrauch. In unseren aktuellen Räumen wird der Verbrauch nicht ermittelt, weswegen die regelmässig Heizkostenabrechnung regelmässig unzulässig ist. Nach Einspruch werden dann pauschal 15% abgezogen (dies hat wohl ein Gericht mal so festgestellt).

Haushaltsplanung

Der Kassenwart hat den Haushalt im Voraus zu planen. Die Einnahmen und Ausgaben im Labor sind relativ stabil, so dass dies im Regelfall kein grosser Aufwand ist. Wichtiger ist es, regelmässig zu prüfen, ob die zur Verfügung stehenden Mittel ausreichen, die laufenden Kosten zu decken. Der Verlust schon weniger gut zahlender Mitglieder kann den Verein aus dem Gleichgewicht bringen. Es hat sich in der Vergangenheit gezeigt, dass bei drohender Schieflage durch entsprechende Aufklärungsarbeit auch kurzfristig ausreichend neue Mittel angeworben werden können. Je früher man Trends im Voraus erkennt, desto stressfreier ist die Bewältigung der drohenden Krise.

Grundlagen

• Unterschied zwischen Bestandskonten und Erfolgskonten, und wie diese über die Bilanz zusammenhängen. https://de.wikipedia.org/wiki/Bestandskonto

Formulare

• Datei:Freistellungsbescheid.pdf